در این نوشته با چگونگی انتخاب نرم افزار حسابداری فروشگاهی و صندوق مکانیزه فروش مناسب آشنا می شوید
نرم افزار حسابداری فروشگاهی یکی از ابزار های مورد نیاز در فروشگاه ها میباشید ، با توجه به نیاز روز افزون کسبه و مدیران فروشگاه های خرده فروشی و عمده فروشی در استفاده از سیستم های رایانه ای و صندوق مکانیزه فروش ، به جای حسابداری سنتی در فروشگاه و تمایل مشتریان فروشگاه ها به خرید از فروشگاه های دارای سیستم های صندوق مکانیزه فروش رایانه ای ، می توان گفت راه اندازی و استفاده از نرم افزار حسابداری از بدو تاسیس فروشگاه یکی از ملزومات فروشگاه بوده و برای مدیران فروشگاه از همان ابتدا انتخاب و خرید نرم افزار مناسب کسب و کار، چالشی محسوس میباشد.
اینجا به ذکر مولفه هایی درانتخاب یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی جامع می پردازیم که مدیریت فروشگاه بایددر نظر بگیرد.
آسان بودن
سادگی و آسان بودن در پیاده سازی امکانات مورد نیاز کاربران ، اولین ویژگی یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی مطلوب می باشد . قطعا بهتر است در طراحی یک نرم افزار حسابداری خوب این ویژگی در نظر گرفته شده باشد. که کاربر بدون دانش حسابدرای و کامپیوتر بتواند در زمان کوتاهی چگونگی کار با نرم افزار را فرا گیرند .
این امرزمانی محقق میشود که اولا بجای استفاده از مفاهیم و زبان تخصصی حسابداری به زبان تجاری همان صنف باشد. ثانیا یکنواختی طراحی محیط نرم افزار نیز میتواند به آسان شدن کار با نرم افزار کمک نماید. یعنی نحوه ورود ، ویرایش ، حذف در کلیه فرم ها یک نواخت باشد. مزیت این طراحی این است که کاربر با یک قسمت نرم افزار که بتواند کار کند. کلیه قسمت های نرم افزار به همان شکل طراحی شده و فقط کاربرد آن قسمت متفاوت می باشد.
سرعت بالا در ثبت اطلاعات
به دلیل حجم زیاد عملیات حسابداری فروشگاه و زمان محدود یکی دیگر از مولفه های خرید نرم افزار، سرعت بالا در ثبت اطلاعات می باشد که محیط کاربری نرم افزار حسابداری بگونه ای طراحی شده باشد که کاربر یا صندوق دار یا حسابدار فروشگاه در زمان بسیار کوتاهی کلیه عملیات حسابداری را ثبت نماید.
در نظر گرفتن کلید های میانبر سریع ، در دسترس بودن کلیه فرم های مورد نیاز قابلیت حدف امکاناتی که کاربر به آن نیاز ندارد. جستجو های سریع و کامل ، در طراحی نرم افزار حسابداری فروشگاهی کمک زیادی به سرعت بالا در کار کردن مینماید.
گزارشات مفید ، کاربردی و دقیق
گزارشات مهمترین هدف راه اندازی سیستم حسابداری می باشد و تصمیات صحیح نتیجه گزارشات صحیح و کاربردی می شود.
از مهم ترین گزارشات نرم افزار حسابداری فروشگاهی می توان به گزارشات مانده کالا ها و گردش کالا ها جهت مدیریت انبار فروشگاه ( از لحاظ پیش بینی صحیح سفارشات خرید فروشگاه و جلوگیری از سوء استفاده کارمندان و مشتریان ) ، گزارشات کالاهای پر فروش ، کالاهای پر سود .
و همچنین کالاهای کم گردش و پر گردش ، حتی در اصنافی مانند سوپر مارکت ها گزارشات کالاهای تاریخ مصرف گدشته و همچنین گزارشات حسابداری شامل مانده حساب اشخاص مشتریان و تامین کنندگان ، گردش حساب اشخاص ، نمایش لیست بدهکاران و بستانکاران .
یا نمایش مانده بانک ها و صندوق ها و هچنین گزارشات سود و زیان به صورت بازه تاریخی ، فواصل زمانی و حتی سود و زیان ریز کالاها در فاکتور های فروش ، اشاره نمود .
پشتیانی پاسخ گو و متعهد
خدمات پشتیبانی و خدمات پس از فروش از مهمترین مولفه ها در انتخاب نرم افزار حسابداری مطلوب می باشد. قطعا شروع نصب تا آموزش و در حین استفاده از نرم افزار همیشه نیاز به خدمات پشتیبانی می باشد پاسخگویی به موقع , تعهد تیم پشتیبانی , بروزرسانی امکانات طبق نیازهای کاربران از مهترین ویژگی های تیم پشتیبانی خوب می باشد.
دقت و سرعت نرم افزار
پردازش صحیح داده و ارائه گزارشات صحیح و دقیق مهمترین ویژگی نرم افزار می باشد.نرم افزارهایی بسیاری در بازار موجود میباشند ک متاسفانه مشکلات ساختاریه پایه ایی دارند . کار بران این نرم افزارها , همیشه درگیر پشتیبانی شرکت بوده و از لحاظ اینکه تعویض نرم افزار حسابداری طی دوره مالی کاری سخت وپیچیده ایی میباشد . این موضوع منجر ب دغدغه و معضلی در فروشگاه میشود .
برای مثال : چکی را در نرم افزار ثبت نموده اید اما در روز سررسید چک، نرم افزار آن را نمایش نمیدهد. این موضوع منجر به مشکلاتی چون برگشت چک میشود و یا اینکه فاکتور خرید را ثبت نموده اید ولی بدلیل اشتباه نرم افزار در ثبت فاکتور ذخیره نشده است.
این موضوع باعث میشود گردش حساب آن شخص اشتباه نمایش داده شود و پیدا کردن مشکل و رفع آن کاری است بسیار سخت و زمان بر و یا اینکه نرم افزار بعد از زیاد شدن تعداد سند ها دچار کندی سرعت می شود و شما برای یک گزارش ساده باید زمان زیادی را منتظر بمانید.
با این توضیحات پیشنهاد میکنیم به دلیل اینکه نرم افزار باید حین انجام کار آزمایش شود و نه در شروع کار و تعداد محدودی سند. پیشنهاد میشود برای پیشگیری از مشکلات احتمالی، با مشتریان قدیمی آن نرم افزار مشورت کنید و راجع به صحت پردازش و سرعت گزارشات آن نرم افزار پرس و جو نمایید.
طراحی گرافیکی
طراحی گرافیکی نرم افزار از دیگاه کاربران، نیز مهم میباشد . ظاهر زیبا چیدمان مناسب امکانات میتواند برای کاربران نرم افزار جذاب و موجب برقراری ارتباط بهتر با نرم افزار میشود.